Door:
Hoe zorg je ervoor dat je als recruiter, P&O’er en W&S consultant ‘netjes’ werft? Hoe weet je als sollicitant hoe een sollicatieprocedure moet verlopen? De nieuwe Sollicitatiecode van de NVP (oktober 2009) biedt uitkomst. Maar wat staat er eigenlijk allemaal in de sollicitatiecode en wat moet je er eigenlijk mee als recruiter? Het antwoord lees je in dit Budgetrecruitment.nl-artikel.
Zelfregulering
De Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling, NVP, is geen wet. Het is een code die vanuit de branche is opgesteld als zelfregulering naast wettelijke regelingen zoals gelijke behandeling van sollicitanten. Als werkgever hoef je de sollicitatiecode dus niet te volgen, maar de inhoud van de code wordt wel gezien als een algemeen aanvaarde norm voor een beschaafd verloop van de sollicitatieprocedure.
Wat staat er in de sollicitatiecode?
De NVP-Sollicitatiecode bevat basisregels die werkgevers in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. De code is chronologisch opgebouwd vanaf het ontstaan van de vacature tot de aanstelling. De werkgever kan de (toepassing van de) code aan haar eigen specifieke situatie aanpassen als daar aanleiding voor is. Eerlijkheid is een groot goed in de code. Zowel van de kant van de werkgever als de kandidaat. Zo moet de sollicitant informatie geven die een ‘waar en getrouw beeld geeft van zijn vakbekwaamheid’. Ook mag de sollicitant geen relevante informatie achterhouden.
De recruiter mag vervolgens weer alleen vragen stellen over aspecten die voor de functie en/of voor de functievervulling relevant zijn, zoals opleiding, kennis en ervaring. Verder mag de recruiter bij antecedentenonderzoek alleen informatie worden opgespit die verband houdt met de functie. Wanneer antecedentenonderzoek deel uitmaakt van de sollicitatieproces, moet dit van te voren kenbaar worden gemaakt. Ook als je gaat Googlen of sollicitanten checken op Hyves of LinkedIn. Belangrijk daarbij is dat de informatie die je gebruikt relevant moet zijn voor de functie. De privacy van de sollicitant mag hierbij dus niet onevenredig worden geschaad.
Neem het online screenen van kandidaten standaard op in de beschrijving van de sollicitatieprocedure op de recruitmentsite en noem het in de vacaturetekst. Bijvoorbeeld een zin als: Het (online) screenen, bijvoorbeeld via zoekmachines en social networks, maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
Wat is er nieuw sinds oktober 2009?
De belangrijkste wijzigingen in de nieuwe NVP Sollicitatiecode zijn:
- De nieuwe Sollicitatiecode is uitdrukkelijk van toepassing verklaard op externe bemiddelingsbureaus en ook voor interne werving.
- Externe bemiddelingsbureaus moeten bij gebruik van gegevens van vacaturesites/internet voor bemiddeling dit aan de betrokkenen meedelen.
- De nieuwe Sollicitatiecode vermeldt uitdrukkelijk dat informatie via internet over een sollicitant niet altijd betrouwbaar is.
- Het gebruik van informatie over sollicitanten gevonden op internet is scherper geregeld dan in artikel 5.1 van de Sollicitatiecode van 2006.
- De communicatie tussen sollicitant en arbeidsorganisatie (toekomstig werkgever) over uitnodiging voor een gesprek en afwijzing gaat veelal via e-mail. Dat is in de nieuwe Sollicitatiecode aangepast.
- Opgenomen zijn in de nieuwe Sollicitatiecode de regels dat bij noodzakelijke leeftijdsgrens de reden hiervan wordt opgegeven. Dit dient ook te gebeuren bij hantering van een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen.
- De bewaartermijnen van gegevens van kandidaten zijn nu expliciet in de nieuwe Sollicitatiecode geregeld.
Klachten
Sollicitanten die vinden dat ze niet netjes behandeld zijn, kunnen een klacht indienen bij de klachteninstantie van de NVP. De uitspraak van deze instantie is echter niet bindend. Wel kan de klachteninstantie een advies geven voor aanpassing van de sollicitatieprocedure.
Wettelijke aspecten
Naast de sollicitatiecode zijn er ook nog een aantal wettelijke aspecten waar de recruiter zich aan moet houden. Zo mag recruiter aan vrouwen niet vragen of ze plannen hebben om kinderen te nemen. Voor een werkgever zou deze informatie handig kunnen zijn, omdat een zwangere vrouw recht heeft op een lang zwangerschapsverlof en dan dus geen arbeid kan verrichten. Ter bescherming van vrouwelijke kandidaten is deze vraag daarom eenvoudigweg verboden. Mocht een recruiter de vraag toch stellen dan heeft de vrouwelijke kandidaat zelfs het recht om te liegen, mocht zij bijvoorbeeld wel plannen hebben.
Een recruiter mag ook geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant. Werkgevers mogen in sommige gevallen kandidaten wel medisch keuren, maar dan alleen als ze al besloten hebben deze kandidaat op grond van alle andere criteria aan te nemen. Dus alleen de laatst overgebleven kandidaat.
Download de nieuwe sollicitatiecode
Hieronder kun je de nieuwe sollicitatiecode downloaden in het Nederlands. Ga je de sollicitatiecode gebruiken, meld het dan op de recruitmentsite van jouw organisatie. Want daar de meeste werkgevers de code nog steeds niet gebruiken, is het een manier om je te onderscheiden in het recruitmentproces.
- Nieuwe Sollicitatiecode Nederlands (oktober 2009, pdf)
Meer informatie over de sollicitatiecode vind je op de website van de NVP.
Bronnen: NVP | Sollicitatieinfo.nl
Het googelen van sollicitanten is niet meer weg te denken. We moeten ons wel bewust zijn van de risico’s. Denk alleen al aan persoonsverwisseling. Als je kandidaten afwijst voordat ze een toelichting hebben kunnen geven wijs je misschien goede mensen af.